1원칙 모든 업무를 웹오피스로 처리하라
저장장소 온라인 통합
- 어디서든 접속 가능
- 검색범위 줄일 수 있음(검색 용이)
- 복사파일 생성을 피할 수 있음
- 자동 아카이빙(최신자료 자동 업데이트)
- One Source, Multi publishing
* 자료파일의 제목 구조화하기 (대분류)_(중분류)_(세분류)_(세세분류/임시분류)_연월일
중국센터팀_교환학생_2013-2학기_모집공고안(작성중)_20131015
- 제3자의 입장에서 제목달기
2원칙 모든 자료를 처음부터 공유하라
드래프트(초안) 상태에서 공유하라
공유의 효과
- 업무 프로세스가 저절로 잡힌다(보고라인에 있는 사람이 수시로 진행상황 체크)
- 업데이트 기록 확인 가능
- 커뮤시케이션 실수 방지
- 전사적(全社的) 마인드를 갖는다
* 업무내용 명료화 원칙
1. 자료를 누가 읽을 것인지, 독자를 의식하라
2. 수치, 그래프 등을 사용할 때 특히 독자를 의식하라
- 외부자료 인용시 각주, 해석 필요
3. 자료를 명료화하라
명료화란 담당자가 자신의 일을 제3자가 명확하게 이해할 수 있도록 객관적으로 서술하는 것이다. 서구의 지성사에서 화학 등 근대 자연과학이 연금술사의 비법문화를 이기기 시작한 것은, 논문에서 실험방법론을 모두 밝혀 제3자가 같은 방법으로 실험해서 같은 결과를 얻을 때만 지식으로 인정하는 문화를 만들어냈기 때문이다. 이에 따라 자연과학계는 당대 모든 실험지식을 공유할 수 있었고, 나아가 여러 사람이 축적한 지식을 소재로 삼아 조금씩 발전시킬 수 있었다. 뉴트은 이런 지식축적 및 발전과정을 “거인의 어깨 위에 올라타서 세상을 바라보는 것”이라고 표현했다. 이에 비해 연금술사는 자신이 발견한 지식을 자기만의 비법으로 여겨 객관적으로 실험방법을 기술하려는 노력을 하지 않았다. 그런 문화 때문에 연금술사들이 발견한 지식들은 모래알처럼 흩어져서 축적의 힘을 전혀 발휘하지 못해따.
직장인들이 자신의 업무자료를 만들 때 자신만의 노하우라는 협소한 인식을 갖고 자기만 알아볼 수 있도록 만들면, 연금술사처럼 스스로 고립되기 마련이다. 자신의 노하우를 명료하게 표현해 다른 사람이 이 자료를 갖고 같은 결과를 얻을 수 있도록 해야 한다.
3원칙 스스로 웹마스터가 되자
* 일관생산방식의 법칙
1. 내부 결재용 자료를 웹사이트에 그대로 게재하라
2. 내부 결재용 자료는 웹사이트 게재를 염두에 두고 만들어라
3. 내부 보안이 필요한 경우, 별도로 공개용을 만들어라
4. 웹사이트 게재 시 외관보다 메시지 전달에 집중하라
5. 원 소스-멀티 퍼블리싱을 적극 활용하라
실전 ----------------------------------------------------------------------
1장 구글을 자기관리의 종합 플랫폼으로 활용하라
지메일은 자기관리 플랫폼이다.
자기관리 3요소: 시간관리, 인맥관리, 자료관리
- 할 일 목록 만들기
- 이메일 첨부파일 구글 드라이브 연동
- 새로운 사람의 이메일에서 [구글 주소록] 등록
- 하나의 이메일, 하나의 주소록
* 스마트폰으로 자기관리 극대화하기
- 스마트폰 주소록과 [구글 주소록] 동기화
- 구글캘린더와 동기화
* [할 일 목록]으로 업무능력 강화하기
- 메일로 업무지시를 받으면, 확인 즉시 [할 일 목록]에 추가하라
- 목록의 제목을 제대로 쓰고 기한도 정해두라
- 메일에서 [할 일 목록]을 정리할 때는 제목을 수정하라
- 메모에 간단한 업무내용을 정리하라
지메일은 똑똑한 과제 분류기다
분류만 제대로 해도 효율성이 높아진다
- 라벨 기능
- 필터 기능
구글 주소록은 인맥관리 도구다
[구글 주소록]을 개인 비서로 활용하기
1. 명함은 쌓아놓지 말고 [주소록]에 반영하라
2. [주소록]을 처음 입력할 때 상세정보까지 모두 입력하라
- 미팅시 정보 등
3. 승진, 부서이동, 업무변경 등 변경사항 발생 시 바로 내용을 수정하라
구글 캘린더는 개인시간 지킴이다
보다 효율적으로 일정관리하기
- 알림 기능을 적극적으로 활용하라
- 색깔로 일정을 구분해보라
- 할 일 목록 기능을 100% 활용하라
2장 구글로 인사총무를 혁신하라
[사이트도구] 온라인으로 업무처리 효율 높이기
1. 탬플릿을 잘 활용하라
2. 화려한 이미지는 오히려 버리는 것이 낫다
3. 각종 신청양식을 온라인으로 처리할
4. 인트라넷을 회사 소통의 공간으로 활용하라
5. 모바일에 최적화시켜라
[피카사]
3장 구글을 최적의 마케팅 도구로 이용하라
구글 사이트 도구는 레고 블록이다
[사이트도구] 손쉽게 웹사이트 운영하기
1. 벤치마킹할 사이트를 찾아 따라해보라
2. 탬플릿을 이용하라
3. 변경이 잦은 정보는 ‘구글 문서’를 삽입하면 관리하기 편리하다
4. 이미지를 적극적으로 활용하라
5. SNS와 적극적으로 연동하라
6. 구글 웹로그 분석도구인 [구글 어낼리틱스]를 활용하라
CRM(Customer Relation Management)을 위한 최적의 주소록 만들기
1. [구글 주소록] 형태에 맞춰 [구글 양식] 문항을 만들어 고객정보를 수집하라
2. 고객 주소록을 그룹별로 묶어서 관리하라
3. [구글 주소록]을 주기적으로 동료들과 공유하라
4장 구글을 통한 교육은 협업을 이끌어낸다
분업 마인드를 버려야 진정한 협업이 가능하다
협업으로 글쓰기 교육 성공시키기
1. 멘토단을 만들어라
2. 초안 상태에서 바로 공유하라
3. 자신이 쓴 글이 첨삭되는 것을 달가워하라
4. 상대방의 글을 과감히 수정하라
5. 업데이트 기록을 수시로 확인하라
구글 프레젠테이션은 온라인 강의실이다
자료의 온라인화는 자유를 가져온다
강의자료 100퍼센트 온라인화하기
1. 프레젠테이션에 사용할 멀티미디어 자료를 인터넷에서 구하라
2. 반복해서 사용하는 통계자료를 따로 프레젠테이션 자료로 모아두고 활용하라
3. USB를 절대로 사용하지 마라
