구글앱스-양식만들기(각종 신청서 활용)

지난 10월경부터 학교에서 구글앱스 서비스를 시작했다.
학생계좌 메일은 일괄적으로 옮겨졌고,
나도 하나 새로 만들었다.

일반 개인계정과 일단 다른건
동아대학교가 보이고, 사용 용량이 30gb로 늘었다는 것

구글 양식 사용하는 법을 묻는 경우가 종종 있어 사용법을 정리할까 한다.

구글양식 일반적으로 다음 목적으로 쓰면 편하다.
1. 간단한 신청서
2. 설문조사
3. 다소 복잡한 신청서(이것은 엑셀 매크로작업과 연계하면 편하다)

설명회 참석 신청서나, 세미나 참석 등 간단한 신청서는 예전같으면
   메일로 받거나, 특정 양식을 공고에 올려서
   각 신청자는 그 신청서를 다운받아 저장하여 다시 담당자에게 메일로 보내야 했다.
   그러면 담당자는 메일의 바다에서 다시 그 메일을 잘 구분하여
   다운받아 열어보고 인쇄하거나, 다시 엑셀로 정리해야 했다.

   위와 같이 불필요한 작업을 구글 양식으로 하면 정말 편하게 할 수 있다.

구글양식은 그림과 같이 우순 오른쪽 상단 앱 단추(네모9개) 누르고 드라이브로 들어간다.
(구글은 크롬을 설치해서 쓰야 편하다)

여기서 왼쪽 상단에 만들기를 누르면 양식이 보인다.

그러면 테마선택이 있는데 본인이 선호하는 배경을 선택하면 된다.

그러면 아래와 같은 그림이 나온다.
제목은 왼쪽 상단 클릭하면 바꿀 수 있다.


양식은 각 항목의 질문을 작성할 수 있는데 질문유형이 여러개로 나눠져 있어
본인이 원하는 형식을 고르면 된다.

일반적은 질문의 질문 유형은 텍스트로 하고

아래와 같이 선택해야 하는 경우
목록에서 선택, 객관식, 확인란 등의 형식으로 사용하다 보면 익숙해 진다.
그리고 질문을 추가하려면 항목추가를 누르면 된다.

신청받은 자료는 자동으로 엑셀형식으로 저장되는데

예를들어 전화번호 등 특정 양식으로 일괄적으로 받으면 보기에도 작업하기에도 편하다.

그때 도움말 텍스트를 쓴다.

대략 완성하면

왼쪽 상단에 현재형식 보기가 있고 오른쪽 상단에 양식보내기가 있다.
현재형식 보기를 클릭하면 다른 신청자가 신청할때 어떻게 보이는지 알 수 있다.

처음 선택한 배경이 보인다.

완성했다면 다시 전 화면으로 돌아가 양식보내기를 클릭한다.

위 주소를 복사해서 공지사항에 넣으면 된다.
공지사항 넣을때는 주소는 안보이게 하이퍼링크로 연결하거나
주소 단축화를 하면 보기 좋다.

그럼 학생은 아래 절차를 통해 신청한다.

그러면 나의 드라이브에서 응답자 현황을 실시간 볼 수있다.

응답(1) = 응답자가 1명있다는 뜻

응답에서 응답보기를 누르면 응답자 현황을 볼수있다.
이를 엑셀로 다운받으면 된다.

구잘직 요점 정리

1원칙 모든 업무를 웹오피스로 처리하라

저장장소 온라인 통합

- 어디서든 접속 가능

- 검색범위 줄일 수 있음(검색 용이)

- 복사파일 생성을 피할 수 있음

- 자동 아카이빙(최신자료 자동 업데이트)

- One Source, Multi publishing

* 자료파일의 제목 구조화하기 (대분류)_(중분류)_(세분류)_(세세분류/임시분류)_연월일

 중국센터팀_교환학생_2013-2학기_모집공고안(작성중)_20131015

- 제3자의 입장에서 제목달기

2원칙 모든 자료를 처음부터 공유하라

드래프트(초안) 상태에서 공유하라

공유의 효과

- 업무 프로세스가 저절로 잡힌다(보고라인에 있는 사람이 수시로 진행상황 체크)

- 업데이트 기록 확인 가능

- 커뮤시케이션 실수 방지

- 전사적(全社的) 마인드를 갖는다

* 업무내용 명료화 원칙

1. 자료를 누가 읽을 것인지, 독자를 의식하라

2. 수치, 그래프 등을 사용할 때 특히 독자를 의식하라

 - 외부자료 인용시 각주, 해석 필요

3. 자료를 명료화하라

명료화란 담당자가 자신의 일을 제3자가 명확하게 이해할 수 있도록 객관적으로 서술하는 것이다. 서구의 지성사에서 화학 등 근대 자연과학이 연금술사의 비법문화를 이기기 시작한 것은, 논문에서 실험방법론을 모두 밝혀 제3자가 같은 방법으로 실험해서 같은 결과를 얻을 때만 지식으로 인정하는 문화를 만들어냈기 때문이다. 이에 따라 자연과학계는 당대 모든 실험지식을 공유할 수 있었고, 나아가 여러 사람이 축적한 지식을 소재로 삼아 조금씩 발전시킬 수 있었다. 뉴트은 이런 지식축적 및 발전과정을 “거인의 어깨 위에 올라타서 세상을 바라보는 것”이라고 표현했다. 이에 비해 연금술사는 자신이 발견한 지식을 자기만의 비법으로 여겨 객관적으로 실험방법을 기술하려는 노력을 하지 않았다. 그런 문화 때문에 연금술사들이 발견한 지식들은 모래알처럼 흩어져서 축적의 힘을 전혀 발휘하지 못해따.

직장인들이 자신의 업무자료를 만들 때 자신만의 노하우라는 협소한 인식을 갖고 자기만 알아볼 수 있도록 만들면, 연금술사처럼 스스로 고립되기 마련이다. 자신의 노하우를 명료하게 표현해 다른 사람이 이 자료를 갖고 같은 결과를 얻을 수 있도록 해야 한다.

3원칙 스스로 웹마스터가 되자

* 일관생산방식의 법칙

1. 내부 결재용 자료를 웹사이트에 그대로 게재하라

2. 내부 결재용 자료는 웹사이트 게재를 염두에 두고 만들어라

3. 내부 보안이 필요한 경우, 별도로 공개용을 만들어라

4. 웹사이트 게재 시 외관보다 메시지 전달에 집중하라

5. 원 소스-멀티 퍼블리싱을 적극 활용하라

실전 ----------------------------------------------------------------------

1장 구글을 자기관리의 종합 플랫폼으로 활용하라

지메일은 자기관리 플랫폼이다.

자기관리 3요소: 시간관리, 인맥관리, 자료관리

- 할 일 목록 만들기

- 이메일 첨부파일 구글 드라이브 연동

- 새로운 사람의 이메일에서 [구글 주소록] 등록

- 하나의 이메일, 하나의 주소록

* 스마트폰으로 자기관리 극대화하기

- 스마트폰 주소록과 [구글 주소록] 동기화

- 구글캘린더와 동기화

* [할 일 목록]으로 업무능력 강화하기

- 메일로 업무지시를 받으면, 확인 즉시 [할 일 목록]에 추가하라

- 목록의 제목을 제대로 쓰고 기한도 정해두라

- 메일에서 [할 일 목록]을 정리할 때는 제목을 수정하라

- 메모에 간단한 업무내용을 정리하라

지메일은 똑똑한 과제 분류기다

분류만 제대로 해도 효율성이 높아진다

- 라벨 기능  

- 필터 기능

구글 주소록은 인맥관리 도구다

[구글 주소록]을 개인 비서로 활용하기

1. 명함은 쌓아놓지 말고 [주소록]에 반영하라

2. [주소록]을 처음 입력할 때 상세정보까지 모두 입력하라

- 미팅시 정보 등

3. 승진, 부서이동, 업무변경 등 변경사항 발생 시 바로 내용을 수정하라

구글 캘린더는 개인시간 지킴이다

보다 효율적으로 일정관리하기

- 알림 기능을 적극적으로 활용하라

- 색깔로 일정을 구분해보라

- 할 일 목록 기능을 100% 활용하라

2장 구글로 인사총무를 혁신하라

[사이트도구] 온라인으로 업무처리 효율 높이기

1. 탬플릿을 잘 활용하라

2. 화려한 이미지는 오히려 버리는 것이 낫다

3. 각종 신청양식을 온라인으로 처리할

4. 인트라넷을 회사 소통의 공간으로 활용하라

5. 모바일에 최적화시켜라

[피카사]

3장 구글을 최적의 마케팅 도구로 이용하라

구글 사이트 도구는 레고 블록이다

[사이트도구] 손쉽게 웹사이트 운영하기

1. 벤치마킹할 사이트를 찾아 따라해보라

2. 탬플릿을 이용하라

3. 변경이 잦은 정보는 ‘구글 문서’를 삽입하면 관리하기 편리하다

4. 이미지를 적극적으로 활용하라

5. SNS와 적극적으로 연동하라

6. 구글 웹로그 분석도구인 [구글 어낼리틱스]를 활용하라

CRM(Customer Relation Management)을 위한 최적의 주소록 만들기

1. [구글 주소록] 형태에 맞춰 [구글 양식] 문항을 만들어 고객정보를 수집하라

2. 고객 주소록을 그룹별로 묶어서 관리하라

3. [구글 주소록]을 주기적으로 동료들과 공유하라

4장 구글을 통한 교육은 협업을 이끌어낸다

분업 마인드를 버려야 진정한 협업이 가능하다

협업으로 글쓰기 교육 성공시키기

1. 멘토단을 만들어라

2. 초안 상태에서 바로 공유하라

3. 자신이 쓴 글이 첨삭되는 것을 달가워하라

4. 상대방의 글을 과감히 수정하라

5. 업데이트 기록을 수시로 확인하라

구글 프레젠테이션은 온라인 강의실이다

자료의 온라인화는 자유를 가져온다

강의자료 100퍼센트 온라인화하기

1. 프레젠테이션에 사용할 멀티미디어 자료를 인터넷에서 구하라

2. 반복해서 사용하는 통계자료를 따로 프레젠테이션 자료로 모아두고 활용하라

3. USB를 절대로 사용하지 마라

구글 앱시 교육용(Google Apps for Education)을 어떻게 활용할까?

구글이 참 편하고 효율적이라 느끼는데,
구잘직(구글을 가장 잘 활용하는 직장인)의 최고 단계는 구글 앱스라 생각이 든다.

그리하여 구글 앱스 교육용(교육용은 무료)에 가입하려고 2월 중이도 시도했지만,
도메인 소유권 확인에서 막혔는데, 3월말 재 도전해서 다시 가입을 시도했다.

도메인 소유권 확인 관련하여 여러 자료를 찾아봐도 도통 무슨 말인지 모르겠고,
결정적으로 학교 도메인은 전산과에서 관리하므로 접근할 방법이 없어
결국 전산과에 요청해서 도메인 소유권을 확인했다.

감격적인 순간이었지만,
도메인 소유권 확인만 하면 끝나는게 아니었다.

교육용은 각 개인에게 25GB 메일용량을 주는데 막상 사용하려니까
메일 설정이 안되었단다. - 라우팅을 해야 된다는 것인데,

대략 이런 개념이다.
@global.donga.ac.kr로 메일 주소를 쓸 수 있도록 설정하는 것인데,
이것도 잘 몰라서 전산과에 요청했다. 역시 전문가는 달랐다. 바로 이해했지만
문제는, 교육부 지침상 불가하다는 것이다...

gmail말고 다른건 다 쓸 수 있지만, 모든게 메일과 연계되는데..


그 보다 더 근본적인 문제점을 발견했다.

구글 앱스가 좋다하여 무조건 시도는 했는데,
가입해서 약간 사용해보니, 내가 이걸로 뭘 활용할 수 있을지 파악이 안된다.

구글앱스는 대부분 일반적으로 개인으로 가입하는 서비스를
약간 업그레이드 된 형식으로 제공한다. 그리고 앱스 구성원간 협업이 용이하도록
되어 있다.
-사실 다른 대부분 미국대학에서 사용한다는데, 어떻게 사용하는지는 소개가 안되있었다.

지금 사용해보니, 한 기관의 전산담당에서 사용하는 것이라 느껴진다.
한 기관에서(기관이 작다면 더욱) 전산 시스템을 개발, 운영하기 힘드니,
구글에서 제공하는 서비스를 활용한다면 - 기본 서비스 + 각종 어플
정말 저렴한 가격으로 큰 효과를 보리라 생각된다.

따라서, 지금 메일이 막히기도 했지만
- 도메인 하나 구입하면 간단하게 끝난다. 연 1만원이면 부담도 없고..
내가 이걸 어떻게 활용할지 몰라서
- 기존 나의 개인 계정과 앱스 계정을 어떻게 관리할지도 확신이 없다.
일단 구글앱스 활용은 잠정 중단되어야겠다.

다음에 활용할 수 있는 좋은 생각이 떠오르면 다시 시도해봐야겠다.

Gmail을 쓰는 이유

개인적으로 학교 메일(그룹웨어), 네이버, hotmail, Gmail을 사용하는데
학교메일은 업무상 필요하고, 교내 구성원과 메일 주고받을때 편하다.
네이버는 워낙 광고와 스팸이 많아서 개인적으로 거의 사용하지 않고,
hotmail과 gmail은 해외 대학과 교류하기 편하고, 기타 개인용으로 사용했다.

그러다 언젠가 인터넷에서 구글을 통한 업무 효율 관련하여 특강하는 광고를 본 적이 있다.
물론 서울에서 하길래 갈 수는 없었지만
도데체 구글이 뭐길래 업우 효율을 높일 수 있을까 궁금해서
책을 하나 샀다.

구잘직 : 구글을 가장 잘쓰는 직장인 되기

구글을 구체적인 활용 실제보다,
구글을 왜 써야하는가, 어떻게 활용할 것인가에 관한 책이었다.

아무튼 이때부터 Gmail을 다시 살펴보게 되었다.

Gmail의 꼭 써야 하는 이유(개인적 입장에서)

1. (편지함 형식이 아닌) 라벨 개념이다.
  - 하나의 편지가 어느 하나의 편지함에만 속한다는 보장은 없다.
     예를 들면, "동화대학 교환학생" 관련이면, 교환학생 편지함에도 속하고
     동화대학 편지함에서 속한다. 어느 하나에 편지를 넣으면 다른 편지함에서 볼 수 없지만
     라벨 개념은 하나의 편지에 여러개의 라벨을 붙여, 나중에 다시 검색하기가 편하다.
     (마치 구글 블로거가 카테고리가 아닌 태그 형식인 것 처럼)
  - 라벨을 이용해서 편지함을 분류 할 수 있어 특정 기관, 특정 사업, 프로젝트 관련 메일을 한눈에 볼 수 있다.

                                      *대학 및 프로그램 등으로 라벨 분류
   - 라벨은 보낸사람의 메일 주소를 지정하거나, 특정 문구를 지정하여 분류할 수 있다.
   - 한번에 라벨을 전부 다 지정하려면 시간이 오래 걸릴 수 있으므로
      새로운 메일이 왔을때 마다 지정하다 보면 큰 부담이 없다.

2. 외부 편지를 잘 가지고 온다.
  - 메일 주소만 입력하면 자동으로 가지고 온다. 예전에 다른 메일링 서비스는 복잡했다.
     그래서 난 학교 계정의 메일로 다 Gmail로 옮겨서 보고 있다.

3. 용량이 크다.(10GB)
  - 학교 메일은 500MB라서 항상 메일 정리하는데 신경을 써야 한다.
    Gmail로 가져오면, 학교메일에서 지우더라도 Gmail에 여전히 남아 있다.

4. 메일이 대화 형식으로 보여진다.
  - 기존 메일이 3G폰의 문자 형식으로 보여진다면,
     Gmail은 스마트 폰의 문자형식이다.
     메일 제목이 같다면 메일의 히스토리를 쉽게 볼 수 있다.

5. 강력한 검색 능력을 제공한다.
  - 학교메일 검색할려면 제한이 많다. 구글은 빠르고, 구글 문서도구와도 연계할 수 있다.